Logiciel de gestion de stock et de réassort

Quand le chiffre du stock ne veut plus rien dire

Un client appelle et demande si un article est disponible. Le fichier dit oui. Dans l'entrepôt, la dernière unité est déjà mise de côté pour une commande prise la veille, que personne n'a encore déduite. Il faut rappeler le client, s'excuser, proposer autre chose.

Ce genre de situation revient dès que le stock vit à plusieurs endroits : un tableur mis à jour quand on a le temps, des commandes notées dans les e-mails, des sorties faites sans être saisies. Le chiffre affiché devient une estimation, et chacun prend l'habitude d'aller vérifier en rayon avant de répondre.

Côté achats, c'est la même chose à l'envers. On s'aperçoit qu'un article manque quand il manque déjà. La personne qui commande refait chaque semaine le même tour : regarder ce qui part, deviner ce qui va partir, rédiger les commandes une par une, les envoyer, puis garder la trace de ce qui a été commandé.

Un stock réservé dès la commande, des achats préparés

L'outil part d'une règle simple : une commande enregistrée réserve le stock. Les quantités vendues sortent du disponible au moment où la commande est saisie, pas au moment où le colis part. Ce que l'écran affiche comme disponible peut donc être promis à un client.

Sur cette base, l'outil fait quatre choses.

• Il tient, pour chaque article, ce qui est en stock, ce qui est déjà réservé et ce qui reste vraiment disponible.
• Il suggère le réassort : la liste des articles à recommander, selon les règles fixées avec vous.
• Il prépare les commandes d'achat et les envoie au fournisseur une fois validées.
• Il exporte les données en CSV, pour le comptable, pour un tableur ou pour un autre logiciel. Vous n'êtes pas enfermé dans l'outil.

De la reprise des articles à la routine des achats

• Reprise. On part de votre liste d'articles et de l'état du stock aujourd'hui, repris depuis vos fichiers actuels. Si l'historique est éparpillé entre plusieurs outils, la fiche sur la reprise de données explique comment on le récupère.
• Réglages. On règle ensuite ce qui vous est propre : vos règles de réassort, les fournisseurs rattachés à chaque article, la façon dont les commandes arrivent dans l'outil. Si une partie de vos commandes tombe la nuit sur votre site, les automates de nuit peuvent préparer les sorties de stock correspondantes.
• Premiers jours. Les commandes du jour sont saisies dans l'outil et le disponible bouge en direct. L'équipe vérifie que ce qu'elle voit à l'écran correspond à ce qu'il y a en rayon, et on corrige les écarts.
• Routine. La personne chargée des achats ouvre la liste des suggestions, ajuste, valide. Les commandes d'achat partent chez les fournisseurs.

Une semaine d'achats, avant et après

Avant, la semaine commence par une remise à niveau du fichier de stock. Chaque demande client déclenche une vérification en rayon, ou un « je vous rappelle ». Les commandes d'achat se rédigent à la main, souvent quand la rupture est déjà là. Les chiffres passent d'un fichier à l'autre par copier-coller, pour la comptabilité ou pour un point d'équipe.

Après, la question « est-ce qu'on l'a ? » se règle à l'écran : le disponible tient compte des commandes déjà prises. Les achats ne partent plus d'un souvenir mais d'une liste de suggestions que la personne relit. La rédaction des commandes une par une disparaît : on corrige une quantité, on retire une ligne, on valide. Quand quelqu'un a besoin des chiffres ailleurs, il fait un export au lieu de recopier.

Ce qui ne change pas : il faut toujours saisir ce qui entre et ce qui sort. L'outil ne voit que ce qu'on lui dit.

Ce qu'il faut réunir pour démarrer

• La liste de vos articles et un état de stock, même imparfait.
• La façon dont vos commandes arrivent aujourd'hui : site, e-mail, téléphone, commerciaux.
• La liste de vos fournisseurs et ce que vous commandez à chacun.
• Une personne référente, en général celle qui gère les achats, disponible pour fixer les règles de réassort et suivre les premières semaines.

Le diagnostic Flip vérifie le reste : où sont vos données, ce qu'il faut reprendre, et comment l'outil s'insère à côté des logiciels que vous gardez.

Les achats restent votre décision

L'outil suggère, il n'achète pas tout seul. Une commande d'achat part au fournisseur seulement après validation par la personne en charge des achats. Elle peut retirer une ligne, changer une quantité, reporter une commande à la semaine suivante.

Les règles de réassort restent aussi les vôtres. Une saison qui change, un article qu'on arrête, un fournisseur qui livre moins bien : c'est vous qui ajustez, l'outil applique.

Ce que l'outil ne fait pas

• Il ne compte pas votre stock à votre place. Si une sortie n'est pas saisie, le disponible est faux.
• Il ne remplace pas votre logiciel de comptabilité. Il exporte ses données pour qu'un autre outil les reprenne.
• Il ne négocie pas avec les fournisseurs et ne suit pas leurs réponses. Pour savoir qui a répondu et qui relancer, voyez le suivi des réponses fournisseurs.
• Si vous gérez une poignée d'articles qui bougent peu, un tableur bien tenu peut suffire. L'outil prend son sens quand les commandes sont nombreuses, ou quand plusieurs personnes vendent le même stock.