Import et reprise de données depuis vos anciens outils

Le nouvel outil est prêt, les données non

Changer d'outil est souvent la bonne décision. Mais au moment de basculer, la même question revient : et tout ce qu'on a déjà ? Les clients dans l'ancien CRM, l'historique de chiffre d'affaires, les données tenues dans Sage, les fichiers Excel de chacun, les PDF accumulés au fil des années.

Sans reprise, le nouvel outil démarre vide, et l'équipe continue de consulter l'ancien en parallèle. Avec une reprise faite à la main, quelqu'un passe un temps considérable à recopier, et les erreurs s'installent dès le premier jour. C'est souvent là qu'un changement d'outil ralentit : l'outil est prêt, mais personne n'ose basculer tant que l'historique n'a pas suivi.

Et il y a les doublons. Le même client existe sous plusieurs orthographes, dans plusieurs outils. Importé tel quel, il apparaît plusieurs fois dans le nouvel outil, et personne ne sait plus quelle fiche est la bonne.

Une reprise outillée, vérifiée avant d'être faite

• Import de fichiers variés : Excel, CSV, et aussi des PDF complexes.
• Reprise d'historique depuis un CRM, depuis votre historique de chiffre d'affaires, depuis Sage.
• Détection des doublons avant l'import, pour ne pas retrouver deux fois le même client.
• Essai à blanc : la reprise est d'abord jouée pour voir. Vous regardez le résultat, puis l'import réel est lancé.

L'idée générale : rien n'entre dans le nouvel outil sans avoir été vérifié, et les problèmes se découvrent pendant l'essai, pas une fois l'équipe au travail dessus.

Le déroulé d'une reprise

• Inventaire. On liste vos sources : quels outils, quels fichiers, quelle profondeur d'historique, et comment en extraire les données.
• Correspondances. On décide avec vous où va chaque information : telle colonne de l'ancien fichier devient tel champ du nouvel outil. C'est là que se règlent les formats qui ne se ressemblent pas.
• Doublons. Les doublons détectés vous sont présentés, et on décide avec vous quelle fiche garder.
• Essai à blanc. La reprise est jouée une première fois sans toucher au nouvel outil réel. Vous vérifiez sur des cas que vous connaissez bien : vos plus gros clients, une facture précise, un dossier ancien.
• Reprise réelle. Une fois le résultat validé, l'import est lancé pour de bon.

Une bascule d'outil, avant et après

Avant, changer d'outil s'accompagne d'une longue recopie ou d'un démarrage à vide. On découvre les doublons et les erreurs en utilisant le nouvel outil, une fiche après l'autre. L'ancien outil reste ouvert « au cas où », et l'équipe jongle entre les deux.

Après, la recopie à la main disparaît. Les doublons sont traités avant d'entrer, pas découverts après. L'essai à blanc remplace le pari : vous voyez le résultat avant qu'il soit définitif. Le nouvel outil démarre avec votre historique, et l'équipe peut s'y installer au lieu de revenir sans cesse à l'ancien. Si ce nouvel outil est une application métier sur mesure, la reprise est l'étape qui la remplit avant son premier jour d'usage.

Ce qu'il faut pour démarrer

• Un accès à vos anciens outils, ou des exports de leurs données.
• Les fichiers Excel, CSV ou PDF à reprendre.
• Le nouvel outil de destination, ou sa description s'il est en cours de construction.
• Une personne référente qui connaît l'historique et saura dire si une fiche reprise est juste.

Le diagnostic Flip vérifie le reste : ce qui peut être extrait de chaque source, et ce qui mérite d'être repris.

Ce que vous validez

Le résultat de l'essai à blanc : rien n'est importé pour de bon sans que vous l'ayez regardé. Les doublons : c'est vous qui dites quelle fiche est la bonne. Le périmètre : ce qui est repris, et ce qui reste en archive dans l'ancien outil.

Personne ne connaît votre historique mieux que votre équipe. La reprise s'appuie sur ce savoir, elle ne le remplace pas.

Les limites

• La reprise ne corrige pas une donnée fausse à la source : elle la déplace. Elle peut en revanche être l'occasion de faire le tri.
• Elle ne devine pas une information qui n'a jamais été saisie.
• Elle ne décide pas à votre place de ce qui vaut la peine d'être gardé. Un historique très ancien, jamais consulté, peut rester en archive.
• C'est une reprise, pas une synchronisation : une fois faite, les deux outils ne restent pas liés. Si vous avez besoin de lire en continu les données d'un ERP ou d'un CRM, voyez la synchronisation ERP et CRM en lecture seule.
• Un ancien outil qui ne permet aucune extraction rend la reprise plus difficile. Le diagnostic le repère avant de s'engager.