Suivi et relance fournisseur automatiques

Une demande envoyée à tous, des réponses au compte-gouttes

Vous avez écrit à chacun de vos fournisseurs pour obtenir ce qui manque : un tarif à jour, des fichiers, des informations manquantes, un document à compléter. Les réponses arrivent au fil des jours, dans le désordre. L'un envoie un fichier complet, l'autre la moitié, un troisième répond à une autre question. Certains ne répondent pas du tout.

Pour savoir où vous en êtes, il faut relire chaque fil, ouvrir chaque pièce jointe, tenir un tableau à la main. On relance trop tôt ceux qui ont répondu, on oublie ceux qui se taisent. Et la question « est-ce qu'on a tout ? » n'a jamais de réponse claire.

Un point de situation, fournisseur par fournisseur

• Lire les nouveaux messages. Plusieurs fois par semaine, l'agent lit les messages reçus de vos fournisseurs depuis le dernier point, sans relire l'historique déjà traité.
• Mettre à jour les statuts. Il part de l'état connu et range chaque fournisseur : réglé ou clos, action de votre côté, réponse attendue, en attente du fournisseur.
• Repérer les réponses incomplètes. Il signale qui n'a pas répondu et qui a répondu à côté de la demande.
• Signaler les fichiers reçus. Il cite les nouveaux fichiers fournisseurs arrivés depuis le dernier point, tableurs ou archives.
• Donner le point. D'abord ce qui a bougé, fournisseur par fournisseur. Puis un tableau statut et prochaine action, avec qui doit agir, et le compte de ceux qui sont réglés. Si rien n'a bougé, une ligne suffit, avec les actions qui vous attendent.
• Préparer les relances. Il prépare les relances, sans en envoyer aucune.
• S'arrêter seul. Quand tous les fournisseurs sont réglés, ou à la date limite fixée, le suivi s'arrête et le dit.

Comment le suivi se met en place

• Partir de la demande. On reprend ce que vous avez demandé à vos fournisseurs et l'objet de vos messages.
• Lister les fournisseurs. Pour chacun, l'agent sait reconnaître ses messages et ce qu'il doit encore fournir.
• Poser l'état de départ. On note qui a déjà tout envoyé, qui doit encore répondre, ce qui attend une action de votre part.
• Choisir le rythme et la date limite. Les jours du point, et la date à laquelle le suivi s'arrête même si tout n'est pas réglé.
• Routine. Le point arrive aux jours prévus. Vous lisez, vous validez les relances, vous traitez les fichiers reçus.

Une campagne de collecte, avant et après

Avant : chaque matin, on rouvre la boîte mail, on cherche les réponses, on compare avec le tableau tenu à la main. On découvre une pièce jointe oubliée bien plus tard. On relance un fournisseur qui avait déjà répondu, et on en oublie un autre.

Après : le point arrive tout fait. Les fournisseurs réglés sortent de la liste, les autres sont rangés par prochaine action. Les relances sont prêtes, il reste à les valider. La relecture des fils et le tableau tenu à la main disparaissent. La question « est-ce qu'on a tout ? » a enfin une réponse, avec le compte des fournisseurs réglés.

Une fois les fichiers reçus, une gestion centralisée des catalogues fournisseurs permet de les rassembler au même endroit.

Ce qu'il faut pour commencer

• Un accès en lecture à la boîte mail qui reçoit les réponses.
• La liste de vos fournisseurs et ce que vous attendez de chacun.
• L'endroit où arrivent les fichiers téléchargés.
• Une date limite, et une personne qui lit le point et valide les relances.

Le diagnostic Flip vérifie le reste : votre messagerie, la façon de reconnaître chaque fournisseur, l'état de départ.

Chaque relance passe par vous

L'agent est en lecture seule. Il n'envoie aucun message et n'ouvre aucun lien sans votre accord. Les relances qu'il prépare partent seulement si vous les validez.

Il ne modifie ni vos fichiers ni votre base. Quand un fichier utile arrive, des photos ou un tarif par exemple, il vous propose de le traiter, et c'est vous qui décidez.

Pour vos relances clients, factures et devis, une autre brique existe : la relance automatique des factures et des devis.

Les limites, honnêtement

• Il ne suit que ce qui passe par la boîte mail branchée. Un échange au téléphone ou un fichier remis en main propre ne sera pas vu, sauf si l'état est mis à jour.
• Il signale les fichiers reçus, il ne les traite pas et n'en vérifie pas le contenu en détail. Un fichier incomplet peut demander votre contrôle.
• C'est un suivi de campagne, avec un début et une fin. Il n'est pas fait pour un suivi fournisseurs permanent.
• Il ne négocie pas et ne remplace pas la relation avec vos fournisseurs.