Gestion centralisée des catalogues fournisseurs

Autant de fournisseurs, autant de formats

Chaque fournisseur transmet son catalogue à sa façon. L'un donne un accès automatique, l'autre dépose un fichier sur un serveur, un troisième envoie un Excel quand il y pense. Quelqu'un dans l'équipe passe une bonne partie de ses journées à récupérer ces fichiers, à les remettre au bon format et à les recopier.

Pendant ce temps, les prix bougent, les stocks s'épuisent, les photos changent. Le catalogue que voient vos clients prend du retard. On vend un produit en rupture chez le fournisseur, ou à un prix qui n'est plus le bon, et on s'en aperçoit au moment de la commande.

Et quand un fournisseur cesse d'envoyer ses mises à jour, personne ne le remarque avant longtemps. Le jour où la personne qui connaît tous ces formats s'absente, la mise à jour du catalogue s'arrête avec elle.

Tous vos catalogues au même endroit

• Les catalogues récupérés sous leur forme d'origine : par API (un accès automatique aux données d'un logiciel), par dépôt SFTP (un dépôt de fichiers sécurisé) ou par fichier Excel, selon ce que chaque fournisseur propose.
• Prix, stock et photos tenus à jour au même endroit, quel que soit le fournisseur d'origine.
• Une alerte sur les catalogues en retard : quand un fournisseur n'a pas mis à jour son catalogue à temps, vous le savez.
• Deux listes de travail : les produits « à publier », qui attendent une décision de mise en ligne, et les catalogues « à brancher », qui attendent d'être raccordés.

Une fois centralisées, ces données sont le bon point de départ pour la rédaction de fiches produits par l'IA, qui complète les descriptions manquantes, et pour un logiciel de tarification, qui calcule vos prix de vente à partir des prix d'achat. Les produits validés peuvent ensuite rejoindre un site e-commerce B2B.

Brancher les fournisseurs un par un

• On fait la liste de vos fournisseurs et, pour chacun, de la façon dont il transmet son catalogue.
• On vérifie l'accès à chaque source : identifiants d'API, dépôt SFTP, fichiers Excel transmis.
• On branche les fournisseurs un par un, en commençant par ceux qui comptent le plus pour vous.
• On règle le délai au-delà duquel un catalogue est considéré comme en retard.
• Les premiers catalogues arrivent : on les compare aux fichiers d'origine pour vérifier prix, stock et photos.
• Ensuite, la routine : les catalogues se mettent à jour, l'équipe traite la liste « à publier » et suit les alertes de retard. Les nouveaux fournisseurs attendent dans la liste « à brancher ».

La semaine de l'équipe catalogue, avant et après

Avant : récupérer les fichiers, les ouvrir, les retraiter, les recopier, fournisseur après fournisseur. Découvrir une erreur de prix au moment de la commande. Ne pas voir qu'un fournisseur a cessé d'envoyer ses mises à jour. Garder dans un coin de tête la liste des fournisseurs qu'il faudrait un jour ajouter.

Après : les catalogues arrivent seuls, rassemblés au même endroit. L'équipe ne recopie plus, elle décide : quels produits publier, quels fournisseurs brancher ensuite. Un catalogue en retard déclenche une alerte au lieu de passer inaperçu, et la liste des fournisseurs à raccorder est visible de tous.

Ce qu'il faut réunir avant de brancher

• La liste de vos fournisseurs et de leurs formats de catalogue.
• Les accès fournis par chacun (API, SFTP) ou les fichiers Excel qu'ils vous envoient aujourd'hui.
• Une personne référente qui connaît vos produits et valide les publications.

Le diagnostic Flip vérifie le reste, fournisseur par fournisseur.

Vous décidez de ce qui est publié

Aucun produit n'est mis en ligne sans décision humaine : la liste « à publier » attend votre validation. Vous choisissez quels fournisseurs brancher, et dans quel ordre. Face à un catalogue en retard, c'est vous qui décidez de la suite : relancer le fournisseur, retirer temporairement des produits, ou attendre la prochaine mise à jour. L'ordre de branchement suit vos enjeux commerciaux : un fournisseur important passe avant un fournisseur occasionnel, et c'est à vous de le dire.

Ce que l'outil ne règle pas

• Il reprend ce que le fournisseur envoie. Si son catalogue contient une erreur de prix ou de stock, elle arrive telle quelle.
• Un fournisseur qui n'envoie rien de structuré, ni API, ni SFTP, ni Excel, ne peut pas être branché tel quel. Il faut d'abord trouver avec lui un format exploitable.
• Il ne juge pas la qualité des photos ou des textes fournis : une photo médiocre chez le fournisseur reste médiocre.
• Ce n'est pas un outil de commande fournisseur : il centralise les catalogues, il ne passe pas les achats.
• Pour une poignée de fournisseurs aux catalogues stables, un tableur bien tenu peut suffire.