Suivi d'exploitation multi-sites

Autant de sites, autant de façons de savoir où on en est

Vos équipes interviennent chez des clients différents, à des adresses différentes. Les informations de chaque site sont réparties entre un tableur, les mails, le téléphone du responsable et sa mémoire. Pour savoir où en est un site, il faut appeler quelqu'un.

Les problèmes remontent mal. Une tâche en retard reste dans un fichier que personne n'ouvre, une action promise au client s'oublie, et on découvre la difficulté quand le client appelle. La direction passe ses réunions à faire le tour des sites un par un, sans savoir lesquels méritent vraiment du temps.

C'est vrai dans les services, la propreté, la maintenance ou l'événementiel : plus il y a de sites, plus la vue d'ensemble dépend de quelques personnes.

Une fiche par site et un état calculé

L'outil donne à chaque site sa fiche, et à l'ensemble des sites une liste qu'on peut chercher et filtrer par état. Le tableau de bord les place sur une carte, à côté des indicateurs et des actions à traiter.

Concrètement, il apporte :

• un état calculé : rouge, orange ou vert, recalculé quand une action ou une tâche change, avec les raisons écrites en toutes lettres ;
• un import par fichier : vos sites arrivent d'un tableur, avec un aperçu avant de valider ;
• des actions prioritaires par site : les tâches les plus urgentes sont rappelées en haut de la fiche, les retards d'abord ;
• les agents du site : qui est affecté, avec son téléphone ;
• le matériel du site : ce qui a été remis aux personnes affectées, par article et par taille ;
• un planning importé : les créneaux de chaque site, depuis un fichier Excel ou CSV ;
• un historique : rapports, contrôles, briefings, tâches et actions, filtrables par type et par dates.

La fiche réunit aussi l'adresse, le type de prestation, le contact du client, son téléphone, son mail et les consignes particulières.

De votre tableur à la fiche du site, étape par étape

On commence par importer vos sites. Vous téléchargez le modèle, vous le remplissez ou vous y collez vos colonnes, puis vous déposez le fichier. L'outil montre un aperçu avant d'écrire quoi que ce soit. Si un site existe déjà, avec le même nom et le même code postal, il est mis à jour, et une cellule vide conserve l'ancienne valeur. Pour reprendre un historique plus large, la reprise de données est décrite à part.

Ensuite, vous affectez les agents depuis leur fiche et vous importez les plannings site par site.

Au quotidien, l'équipe ajoute des tâches avec une échéance et un responsable, enregistre des rapports et traite les actions correctives. Chaque changement met à jour l'état du site : rouge s'il reste une action corrective en retard ou de priorité haute, orange s'il reste une autre action ouverte ou une tâche en retard, vert sinon.

La direction ouvre le tableau de bord, voit les sites en difficulté, clique et lit les raisons sur la fiche.

Une semaine d'exploitation, avant et après

Avant : le lundi, le point d'équipe sert à reconstituer la situation de chaque site. Le mardi, un responsable cherche le téléphone d'un contact client dans ses mails. Le jeudi, une tâche oubliée ressort parce que le client relance. Le vendredi, personne ne peut dire quels sites ont besoin d'un passage la semaine suivante.

Après : le lundi, le point d'équipe part de la carte et de la liste filtrée sur les sites orange et rouge. Le mardi, le contact du client est sur la fiche. Le jeudi, la tâche est déjà rappelée en haut de la fiche, avec son retard. Le vendredi, le tableau de bord montre les sites sans contrôle récent.

Ce qu'il faut réunir pour démarrer

• La liste de vos sites, même dans un tableur approximatif, avec au moins leur nom et de préférence leur adresse complète.
• La liste de vos agents et de leur site d'affectation.
• Une personne référente, qui tranche quand deux fichiers ne disent pas la même chose.

Le diagnostic Flip vérifie le reste. On part de l'outil existant et on l'ajuste à votre entreprise.

Ce que vous continuez à décider

L'outil indique où regarder, il ne dit pas quoi faire. Il ne décide ni d'envoyer quelqu'un sur un site, ni de revoir une prestation, ni de parler à un client. Vous décidez qui est affecté où, quelles tâches sont ouvertes et à qui elles reviennent.

Les seuils se règlent dans les paramètres, réservés à la direction.

Les limites à connaître

• Un site sans action ouverte reste vert par défaut, même s'il n'a pas été contrôlé depuis longtemps. Les sites sans contrôle récent sont comptés à part, sur le tableau de bord.
• Les signaux sont à l'écran seulement : aucun mail ni SMS n'est envoyé.
• L'outil affiche le planning que vous importez. Il ne le construit pas et il ne règle pas les conflits d'horaires.
• Le matériel affiché est celui remis aux personnes du site. L'outil ne suit pas son état : abîmé, en réparation ou manquant.
• L'import des sites se fait en CSV, avec un nombre de lignes limité par fichier. Un site dont l'adresse ne contient pas de code postal n'apparaît pas sur la carte : il est listé à part.
• L'accès est réservé à la direction et à l'exploitation, et il faut une connexion internet.
• Les fiches contiennent des noms et des coordonnées : ce sont des données personnelles, dont vous restez responsable.