Dotations de tenues et stock par taille

Personne ne sait exactement ce qui a été remis à qui

Vos équipes portent une tenue, des chaussures ou un équipement. Un nouvel arrivant commence lundi et il faut retrouver sa taille, vérifier ce qui reste dans le local, noter ce qu'on lui donne. Souvent, cela finit dans un tableur tenu par une seule personne, ou sur une feuille volante.

Le stock annoncé ne correspond plus à celui de la réserve. On découvre qu'une taille manque au moment où on en a besoin. Les renouvellements se font à la demande, parce que personne ne sait quand la dernière remise a eu lieu.

Dans les services, la propreté, la maintenance ou l'événementiel, ces tenues représentent du matériel, de l'argent et de l'image auprès des clients. Et la question revient sans cesse : a-t-on déjà donné cet article à cette personne, et quand ?

Une remise guidée, un stock qui se tient à jour

L'outil transforme la remise en un questionnaire court, et chaque validation met à jour tout ce qui en dépend.

Concrètement, il apporte :

• une remise guidée, agent par agent : la personne, le site d'affectation, les tailles, le motif et la date, puis les articles ;
• des articles proposés : pour chacun, l'outil indique s'il n'a jamais été remis, s'il est à renouveler, bientôt à renouveler ou à jour ;
• une pré-sélection : ce qui manque ou doit être renouvelé est déjà coché, si l'article est disponible ;
• un stock par article et par taille : haut, bas, pointure ou taille unique ;
• une alerte sous le seuil : orange sous le seuil fixé pour l'article, rouge à zéro ;
• des mouvements tracés : chaque entrée, correction d'inventaire ou remise apparaît avec sa date, son article, sa taille, sa quantité, son motif et la personne concernée.

Chaque article porte sa durée d'usage, son seuil et son type de taille. La date de renouvellement se calcule à partir de la dernière remise.

De la remise au stock, étape par étape

On crée d'abord vos articles, avec leur durée d'usage et leur seuil d'alerte, puis on saisit le stock de départ, taille par taille.

À l'arrivée d'une livraison, vous enregistrez une entrée : l'article, la date, le motif et les quantités reçues par taille. Après un inventaire, vous corrigez directement la quantité, et la correction reste visible dans les mouvements.

Pour remettre une tenue, vous choisissez la personne ou vous créez une nouvelle fiche, puis vous suivez les étapes. Les motifs viennent d'une liste que vous réglez : première dotation, renouvellement, remplacement, changement de taille, dotation complémentaire.

À la validation, tout est vérifié avant la moindre écriture. Si une taille manque, l'outil refuse et n'enregistre rien. Sinon, la fiche de la personne est créée ou mise à jour, la remise est enregistrée, le stock est déduit et le mouvement est tracé. Pour aller plus loin sur le réapprovisionnement, un outil de stock, réassort et achats existe à part.

Une semaine de dotations, avant et après

Avant : le lundi, un nouvel arrivant attend sa tenue pendant qu'on cherche sa taille dans la réserve. Le mercredi, quelqu'un demande une nouvelle veste, et personne ne sait quand il a reçu la précédente. Le vendredi, on recompte le stock à la main parce que le tableur ne colle plus.

Après : le lundi, la remise se fait en quelques écrans, et les articles à donner sont déjà cochés. Le mercredi, la date de la dernière remise est sous les yeux. Le vendredi, la liste des alertes montre les tailles à recommander, et les mouvements expliquent chaque écart éventuel.

Ce qu'il faut réunir pour démarrer

• La liste de vos articles, avec leur durée d'usage et ce qui est obligatoire.
• Un inventaire récent, par article et par taille.
• La liste des personnes, avec leur site d'affectation.
• Si vous l'avez, l'historique des dernières remises : sans lui, tous les articles apparaissent comme jamais remis.
• Une personne référente, qui tient les seuils et les motifs.

Le diagnostic Flip vérifie le reste. On part de l'outil existant et on l'ajuste à votre entreprise.

Ce que vous continuez à décider

L'outil propose, vous validez. La personne qui remet la tenue peut décocher un article proposé ou en ajouter un. Les durées d'usage, les seuils et les motifs sont les vôtres. Commander, auprès de quel fournisseur et en quelle quantité reste une décision humaine.

Les limites à connaître

• L'outil ne passe aucune commande : il signale, vous achetez.
• Les alertes sont visibles dans l'outil uniquement. Aucun mail n'est envoyé.
• Il n'y a pas de retour en stock prévu lors d'une restitution : il faut corriger la quantité par un inventaire.
• Chaque article coché compte pour une pièce par remise.
• La personne qui reçoit la tenue ne signe rien dans l'outil. Si vous voulez un émargement, il reste sur papier ou dans un autre outil.
• Il ne détermine pas ce qui est dû au regard du droit du travail, de votre convention collective ou de vos contrats : les durées et les articles obligatoires, c'est vous qui les fixez.
• Les tailles et les remises sont rattachées à une personne nommée : ce sont des données personnelles, dont vous restez responsable.
• Le stock n'est juste que si les entrées et les inventaires sont saisis.