Authentification unique (SSO) entre vos applications

Un mot de passe par outil, et plus personne ne s'y retrouve

Le matin, une commerciale ouvre son outil de suivi client, puis l'application des devis, puis le tableau de bord de l'équipe. Trois écrans de connexion, trois mots de passe. L'un a expiré, l'autre est noté sur un carnet, le troisième est le même partout parce que c'est plus simple.

Côté direction, la situation n'est pas plus confortable. Quand quelqu'un arrive, il faut lui créer un accès dans chaque application. Quand quelqu'un part, il faut penser à tout fermer, sans rien oublier. Et quand un collaborateur bloque sur un mot de passe oublié, c'est souvent le dirigeant, ou la personne la plus à l'aise avec l'informatique, qui se fait interrompre.

Plus les applications se multiplient, plus ces petits frottements s'additionnent. Certains finissent par ne plus ouvrir l'outil qui leur demande un mot de passe de trop.

Une seule connexion, puis un clic pour changer d'application

L'authentification unique relie entre elles les applications où elle est installée. La personne se connecte une fois, puis passe d'une application à l'autre sans ressaisir de mot de passe. Elle prend tout son sens quand vos outils se multiplient : une application métier sur mesure, un tableau de bord d'entreprise, d'autres encore.

Le dispositif repose sur trois éléments :

• Le passage en un clic. Depuis une application, l'utilisateur ouvre une autre application reliée. Il arrive directement connecté, sans nouvel écran de connexion.
• Un lien à usage unique. Chaque passage utilise un lien qui ne sert qu'une fois et expire au bout de 60 secondes. S'il est copié, transféré ou retrouvé plus tard dans un historique, il ne fonctionne plus.
• Des accès gérés par l'administrateur. Une personne de votre équipe décide qui accède à quelle application. Elle ouvre un accès à l'arrivée, le retire en cas de départ ou de changement de poste.

Le dispositif ne remplace pas vos applications et ne change pas ce qu'elles font. Il s'occupe de la porte d'entrée.

De la liste des applications au premier clic

• Faire la liste. On recense les applications que votre équipe utilise et celles qu'il est utile de relier.
• Installer le lien entre les applications. Le dispositif est ajusté à vos applications et à votre façon d'organiser les accès.
• Régler les accès. Avec la personne qui administrera, on décide qui ouvre quoi : toute l'équipe sur certains outils, seulement quelques personnes sur d'autres.
• Premier usage. Chaque utilisateur se connecte une fois, puis teste le passage vers les autres applications. C'est le moment de vérifier que chacun ouvre bien ce qu'il doit ouvrir, et rien de plus.
• Routine. Ensuite, l'administrateur ouvre et retire les accès au fil des arrivées, des départs et des changements de poste. Les utilisateurs, eux, n'ont plus rien de particulier à faire.

Une semaine type, avant et après

Avant : le lundi commence par une série de connexions. Le mardi, un collaborateur a oublié un mot de passe et attend qu'on le lui réinitialise. Le mercredi, un nouvel arrivant reçoit ses accès un par un, au fil de la journée. Le vendredi, quelqu'un quitte l'équipe et il faut se souvenir de toutes les applications où il avait un compte.

Après : chacun se connecte une fois et circule entre les outils reliés. Les demandes de mot de passe sur ces applications disparaissent. Le nouvel arrivant reçoit ses accès depuis un seul endroit. Le départ se traite en retirant ses accès, au même endroit, sans chercher application par application.

Ce qui change surtout, c'est la fin des petites interruptions et une réponse claire à la question « qui a accès à quoi ? ».

Ce qu'il faut réunir pour se lancer

• La liste de vos applications et de leurs utilisateurs.
• Une personne référente pour administrer les accès : un responsable, un office manager, le dirigeant lui-même.
• Les règles d'accès que vous appliquez déjà, même informelles (« la comptabilité n'est ouverte qu'à la direction »).

Le diagnostic Flip vérifie le reste : quelles applications peuvent être reliées, comment elles gèrent aujourd'hui leurs comptes, et ce qu'il faut ajuster.

Les accès se décident chez vous

L'outil applique des accès, il ne les choisit pas. C'est votre administrateur qui décide qui entre dans quelle application, et c'est lui qui retire un accès quand une personne change de poste ou quitte l'entreprise.

L'authentification unique s'occupe de l'entrée. Ce que chacun fait ensuite dans une application dépend des règles de cette application, que vous gardez.

Pour garder un œil sur l'état de chaque application, et pas seulement sur ses accès, la supervision applicative passe chaque semaine sur l'ensemble du parc.

Ce que l'authentification unique ne fait pas

• Elle ne fonctionne qu'entre les applications où le dispositif est installé. Pour un outil du marché, il faut vérifier au diagnostic s'il peut s'y brancher, et ce n'est pas toujours possible.
• Ce n'est pas un gestionnaire de mots de passe : les outils non reliés gardent leur propre connexion.
• Elle ne remplace pas les bonnes pratiques. Si la première connexion se fait avec un mot de passe faible ou partagé, toutes les applications reliées en héritent.
• Un accès mal réglé par l'administrateur reste mal réglé : l'outil applique, il ne corrige pas.
• Si votre équipe n'utilise qu'une ou deux applications, l'intérêt est faible. Le dispositif devient utile quand les outils se multiplient.