Saisie automatique des commandes reçues par e-mail

Des commandes qui arrivent sous toutes les formes

Un client écrit trois lignes dans le corps d'un mail. Un autre joint un bon de commande en PDF, un troisième un tableur avec ses propres références. Certains reprennent vos codes articles, d'autres décrivent le produit avec leurs mots. Quelqu'un dans l'équipe lit chaque message, retrouve le client dans la base, cherche les articles un par un, vérifie le prix, puis ressaisit le tout dans l'outil de gestion.

C'est long, répétitif, et risqué. Une ligne sautée, une quantité mal recopiée, un article confondu avec un autre, et la commande part fausse. Parfois, le même client renvoie sa commande par précaution, et elle est saisie deux fois. Les jours chargés, la boîte de réception déborde et les commandes attendent.

Ce que fait l'agent

Il prend en charge la lecture et la préparation :

• il lit le texte du mail, ou le bon de commande joint en PDF ou en Excel ;
• il retrouve le client et les articles, même quand les références sont approximatives ;
• il propose les prix ;
• il repère les doublons, quand une commande ressemble trop à une autre déjà reçue ;
• il signale ce qui coince : un article inconnu, un doublon possible, ce qu'il n'a pas su lire.

Un humain valide, en un clic quand tout est clair, et la commande est créée sans ressaisie.

L'intérêt n'est pas seulement la vitesse. C'est aussi la régularité : chaque commande passe par les mêmes vérifications, qu'elle arrive un matin calme ou un jour de pointe.

Comment l'agent se met en place

D'abord, le branchement : l'agent doit lire la boîte où arrivent les commandes, et la commande validée doit arriver dans votre outil de gestion. La façon de s'y brancher est vérifiée pendant le diagnostic.

Ensuite, les réglages : votre base clients et articles, vos règles de prix, et les formats propres à vos clients réguliers, ajustés pendant le projet.

Le premier usage se fait sur de vraies commandes, avec une relecture attentive : on compare ce que l'agent propose à ce que l'équipe aurait saisi. Les écarts servent à ajuster. Puis la routine s'installe : la personne qui saisissait les commandes les valide désormais, et ne traite à la main que ce que l'agent a signalé.

Le service commandes, avant et après

Avant : ouvrir chaque mail, télécharger la pièce jointe, retrouver le client, chercher chaque article, recopier les quantités, vérifier le prix, créer la commande. Recommencer. Découvrir le lendemain qu'une commande a été saisie deux fois.

Après : les commandes reçues sont préparées. Pour chacune, le client et les articles sont retrouvés, les prix proposés, les doublons possibles signalés. La personne relit, corrige si besoin, valide. Son temps va aux cas difficiles (un article introuvable, un client nouveau) plutôt qu'à la recopie. Les doublons ne sont plus découverts à la livraison : ils sont signalés avant même la validation.

Une fois validée, la commande peut suivre sa route dans un logiciel de devis et facture sur mesure. Et pour que vos clients puissent aussi consulter leurs commandes et recommander depuis leur historique, il existe un portail client sur mesure.

Ce qu'il faut pour démarrer

• Un accès à la boîte mail où arrivent les commandes.
• Un accès à votre outil de gestion, là où les commandes doivent arriver.
• Votre base clients et articles, avec les prix.
• Quelques exemples de commandes réelles, dans leurs différents formats.
• Une personne référente, idéalement celle qui saisit les commandes aujourd'hui.

Le diagnostic Flip vérifie le reste : la façon de lire vos formats et de se brancher à votre outil.

La validation reste humaine

Aucune commande n'est créée sans validation. L'agent prépare, une personne décide. C'est elle qui tranche quand un article est ambigu, quand un doublon est signalé, quand un prix proposé ne correspond pas à ce qui a été négocié avec le client.

Les règles de prix, les remises particulières, l'acceptation d'une commande inhabituelle restent de votre ressort.

Les limites

• L'agent ne devine pas un article qui n'existe pas dans votre base : il le signale.
• Un document très dégradé ou une écriture difficile à lire peut lui échapper. Il signale ce qu'il n'a pas su lire, et la saisie reste alors manuelle.
• Il ne répond pas au client et ne négocie pas à votre place.
• Il ne remplace pas la connaissance de vos clients : une habitude jamais écrite nulle part doit rester connue de la personne qui valide.
• Il dépend de l'accès à votre outil de gestion : la façon d'y créer la commande se vérifie avant tout engagement.
• Si vous recevez quelques commandes par semaine, toujours au même format, l'intérêt est faible.