Logiciel de devis et facture sur mesure

Le même client saisi quatre fois

Le devis est fait dans un tableur, la commande ressaisie dans un autre outil, le bon de livraison tapé à la main, la facture recréée dans un troisième logiciel. À chaque étape, on recopie le client, les articles, les prix. Et à chaque recopie, une erreur peut se glisser : une remise oubliée, une quantité modifiée, une adresse qui n'est plus la bonne.

Personne ne sait vraiment où en est une affaire. Le devis a-t-il été accepté ? La commande est-elle livrée ? A-t-on facturé ? Pour répondre, il faut ouvrir plusieurs fichiers ou demander à plusieurs personnes. Et quand une facture doit être corrigée, la tentation de la modifier directement existe, alors que la règle française impose un avoir.

Les clients le ressentent aussi. Un devis qu'il faut imprimer, signer, scanner et renvoyer met du temps à revenir, et une affaire qui traîne est une affaire qui peut se perdre.

Une seule chaîne, du devis à l'avoir

L'outil relie les documents commerciaux entre eux :

• devis, commande, livraison, facture et avoir dans une même chaîne, sans ressaisie ;
• chaque étape débloquée par la précédente : pas de facture sans commande, pas de livraison sans commande ;
• une numérotation sans trou et une facture verrouillée une fois émise, corrigée par un avoir si besoin ;
• un devis signé en ligne : le client reçoit un lien, lit le devis et le signe, et la commande se crée à partir du devis signé.

À tout moment, on voit où en est chaque affaire : devis envoyé, signé, commande en cours, livrée, facturée.

De la reprise à l'usage quotidien

On commence par reprendre l'existant : catalogue, clients, et ce qui est utile de l'historique, depuis votre outil actuel ou vos fichiers. Un essai à blanc est fait avant la vraie reprise.

Ensuite, on règle la chaîne sur vos pratiques : vos étapes, vos règles de validation, vos modèles de documents. Si un devis doit être validé par un responsable avant envoi, ou si certaines commandes passent par une étape de plus, c'est à ce moment qu'on l'intègre.

Le premier usage se fait sur de vraies affaires, en parallèle de l'ancien circuit si vous le souhaitez, le temps de vérifier les documents produits. Puis la routine s'installe : on crée le devis, on l'envoie, le client signe en ligne, et chaque étape suivante part de la précédente.

L'administration des ventes, avant et après

Avant : recopier le devis accepté dans l'outil de commande, vérifier par mail si la livraison est faite, retaper la facture, chercher le dernier numéro utilisé, imprimer un devis pour le faire signer et le scanner au retour.

Après : le client signe le devis en ligne et la commande existe. La livraison s'enregistre sur la commande, la facture suit, le numéro aussi, sans trou. Les recopies disparaissent, et avec elles les erreurs qu'elles créaient. Il reste les vrais sujets : un client qui négocie, une livraison qui coince. La question « où en est cette affaire ? » trouve sa réponse dans l'outil, sans faire le tour des bureaux.

Pour les devis qui restent sans réponse et les factures non réglées, la relance automatique des factures et des devis prend le relais. Et si vos commandes arrivent par mail, la saisie automatique des commandes reçues par e-mail les prépare avant validation.

Pour démarrer

• Votre catalogue et votre fichier clients, sous la forme où ils existent.
• Vos modèles de devis et de facture actuels.
• La description de votre circuit : qui fait le devis, qui valide, qui livre, qui facture.
• Une personne référente à l'administration des ventes ou à la comptabilité.

Le diagnostic Flip vérifie le reste, notamment ce qu'il faut reprendre et comment la chaîne s'articule avec votre comptabilité.

Ce qui reste entre vos mains

Les prix, les remises et les conditions sont fixés par vous. L'envoi d'un devis, la validation d'une commande, l'émission d'une facture restent des actes de votre équipe : l'outil enchaîne les documents, il ne décide pas de les émettre. La correction d'une facture par un avoir est une décision humaine.

Le client, lui, reste libre de signer ou non : la signature en ligne simplifie l'accord, elle ne le force pas.

Les limites à connaître

• Ce n'est pas un logiciel de comptabilité : il produit les documents commerciaux, la tenue des comptes reste à part.
• La conformité repose aussi sur ce que vous saisissez : mentions, taux de TVA et coordonnées des clients doivent être justes.
• La reprise dépend de la qualité de vos données actuelles.
• Les cas très particuliers (plusieurs versions d'un même devis, facturation en plusieurs fois) se vérifient pendant le diagnostic avant de promettre qu'ils entrent dans la chaîne.
• Si vous émettez peu de devis et qu'un logiciel du marché vous convient, le sur mesure n'apporte pas grand-chose.