Registre RH, absences et préparation de la paie

Chaque fin de mois, la paie se prépare à la main

Le registre du personnel vit dans un tableur. Les absences arrivent par mail ou dans une conversation. Les primes et les commissions se calculent ailleurs. À la fin du mois, une personne rassemble tout, recopie, vérifie, et transmet un fichier à celui qui établit les bulletins.

Entre deux paies, les échéances passent inaperçues. Une fin de période d'essai approche et personne ne l'a vue. Une visite médicale n'a pas été planifiée. Une déclaration d'embauche reste à faire, ou une pièce manque au dossier d'un salarié.

Du côté des salariés, ce n'est pas plus clair. On ne sait pas si sa demande de congés a été vue, ni qui doit la valider. Et le nouvel arrivant reçoit les informations au fil de l'eau, selon la personne qu'il croise.

Un seul endroit pour le personnel, les absences et la paie du mois

L'outil réunit ce qui sert à gérer le personnel et à préparer la paie, avec des droits précis sur qui peut voir quoi.

Concrètement, il apporte :

• un registre du personnel et des rappels : contrat, poste, période d'essai, déclaration d'embauche, visite médicale, contact d'urgence, pour les présents comme pour les partis ; les échéances et les pièces manquantes remontent à la personne chargée de les traiter ;
• des absences à valider : la demande se fait en ligne, y compris à la demi-journée, et le bon responsable la valide ;
• une paie préparée par société : les absences et les éléments variables du mois sont rassemblés, avec une sortie en PDF et en Excel ;
• des primes proposées, jamais versées d'office : chaque prime attend une décision, et son montant est figé une fois validée ;
• des guides d'arrivée : un guide par métier, que le nouvel arrivant lit à son arrivée et que les personnes autorisées mettent à jour.

Le planning partagé montre qu'un collègue est absent, sans en donner le motif.

Du registre à la paie du mois, étape par étape

On commence par reprendre votre registre existant et par fixer les règles : quels types d'absence, qui valide pour qui, quelles sociétés, quels éléments variables, qui a accès au registre. Ces droits sont réglés personne par personne.

Au quotidien, un salarié dépose sa demande d'absence. Son responsable la valide, et l'absence apparaît au planning. La personne qui tient le registre voit les rappels du moment dans sa liste de choses à faire.

En fin de mois, la personne autorisée ouvre la paie du mois. Les absences et les congés viennent du planning, les variables viennent des commissions validées. Les primes dues ce mois-là s'affichent à valider : on les accepte, ou on les écarte pour ce mois. Une fois le mois contrôlé, on sort le PDF et le fichier Excel pour les transmettre à votre gestionnaire de paie.

Une fin de mois, avant et après

Avant : la personne en charge reprend les mails d'absences, relance les managers, recopie les commissions depuis un autre fichier et compare avec le mois précédent. Une prime a été promise à l'oral, et personne ne sait si elle est due ce mois-ci.

Après : les absences validées sont déjà là. Les commissions sont entrées dans la paie préparée. La prime du mois apparaît en attente de décision. La personne vérifie, valide, exporte. Les fins de période d'essai et les visites à prévoir ont été signalées au fil du mois, sans attendre la clôture.

Le détail du calcul des commissions se fait dans le moteur de commissions, qui alimente la paie préparée.

Ce qu'il faut réunir pour démarrer

• Votre registre du personnel actuel, sous quelque forme qu'il soit.
• Vos règles d'absences et le circuit de validation.
• La liste de vos sociétés et le format attendu par votre gestionnaire de paie.
• Les règles de vos primes et de vos éléments variables.
• Les personnes autorisées à voir les données du personnel.

Le diagnostic Flip vérifie le reste : les données à reprendre et ce qu'il faut ajuster à votre organisation.

Ce que vous continuez à décider

Aucune absence n'est acceptée sans décision d'un responsable. Aucune prime n'est ajoutée sans validation. Les montants, les règles et les exceptions sont les vôtres.

L'embauche, la fin d'une période d'essai ou le renouvellement d'un contrat restent des décisions humaines. L'outil rappelle la date, il ne tranche rien. La paie, une fois préparée, est contrôlée par la personne qui en a la charge avant d'être transmise.

Les limites à connaître

• L'outil prépare les éléments de paie. Il ne remplace ni votre logiciel de paie ni votre gestionnaire ou expert-comptable : les bulletins, les cotisations et les déclarations restent de leur côté.
• Il ne vous donne pas de conseil en droit du travail. Il applique les règles que vous lui avez fixées, y compris celles de votre convention collective : elles sont à vérifier par votre conseil.
• La tenue du registre du personnel reste de votre responsabilité. Un rappel non traité n'a aucun effet : il faut quelqu'un pour agir.
• Ces données sont très personnelles (état civil, numéro de sécurité sociale, rémunération, absences). Les droits d'accès, les durées de conservation et l'information des salariés sont à définir dans votre conformité RGPD, avec la personne qui en a la charge chez vous.
• Si les données d'un dossier sont fausses ou incomplètes, la paie préparée le sera aussi.
• Un motif d'absence reste une information sensible : limitez sa saisie à ce qui est nécessaire.