Suivi des objectifs commerciaux et reporting automatique

Le reporting qu'on finit le vendredi soir

Dans beaucoup d'équipes commerciales, le point hebdomadaire commence par une corvée. Quelqu'un exporte les ventes, les répartit par commercial, les compare aux objectifs fixés en début d'année, puis met le tout en forme pour la direction. Le tableau est prêt quand tout le monde est déjà parti.

Les commerciaux, eux, ne savent pas toujours où ils en sont. Ils demandent leur chiffre, attendent la réponse, ou tiennent leur propre fichier, qui ne colle jamais tout à fait avec celui de la direction. La comparaison avec l'année précédente se fait à la main, quand elle se fait. Et le prévisionnel reste une estimation refaite à chaque réunion.

Résultat : on parle beaucoup des chiffres et peu de ce qu'il faut faire pour les atteindre.

Ce que l'outil suit à votre place

Il lit les données de vos outils de vente et de facturation, et calcule sans ressaisie :

• les objectifs par commercial et le taux d'atteinte de chacun ;
• le chiffre d'affaires consolidé, comparé à celui de l'année précédente ;
• le prévisionnel, pour voir où l'année devrait arriver ;
• un récapitulatif envoyé par mail chaque lundi à la direction ;
• un espace personnel pour chaque commercial, où il suit sa propre progression.

Le même calcul sert à tout le monde. Le chiffre que voit le commercial dans son espace est celui que voit la direction dans son récapitulatif.

Comment il s'installe

Première étape : repérer où vivent vos chiffres de vente et de facturation, et comment les lire (connexion directe ou export). Deuxième étape : écrire avec vous les règles du jeu. Comment est fixé un objectif ? À quel moment une vente compte-t-elle : à la commande, à la facture ? Les objectifs se découpent-ils par client, par zone, par famille de produits ?

Troisième étape : enregistrer les objectifs de l'année et créer les espaces des commerciaux, en réglant ce que chacun peut voir des autres. Ce point se décide profil par profil.

Au premier usage, on compare les résultats de l'outil à votre dernier reporting fait à la main. Les écarts servent à affiner les règles. Ensuite, la routine est simple : le récapitulatif arrive le lundi, et chacun consulte son espace quand il en a besoin.

La semaine d'un directeur commercial, avant et après

Avant : le vendredi, export des ventes, tri par commercial, calcul des taux d'atteinte, mise en forme. Le lundi, réunion sur un tableau que personne n'a eu le temps de lire. Pendant la semaine, des questions au fil de l'eau : « où j'en suis ? », « et par rapport à l'an dernier ? ».

Après : le récapitulatif est dans la boîte mail le lundi matin. La réunion part de chiffres que tout le monde a pu regarder. Les commerciaux consultent leur espace au lieu de poser la question. Le temps passé à fabriquer le tableau revient à l'analyse : quel client relancer, quelle zone soutenir, quel commercial accompagner.

Les commissions peuvent ensuite être calculées sur les mêmes factures avec le calcul automatique des commissions, et les affaires en cours suivies dans un CRM sur mesure.

Pour démarrer, il vous faut

• Un accès à vos outils de vente et de facturation, ou des exports réguliers.
• Les objectifs de l'année, par commercial, sous la forme où vous les avez aujourd'hui.
• Vos règles de calcul, même si elles ne sont écrites nulle part : on les formalise ensemble.
• Une personne référente côté direction commerciale, pour trancher les cas limites.

Le diagnostic Flip vérifie la façon de lire vos données et ce qui manque pour calculer chaque indicateur.

Ce qui reste du ressort de la direction

L'outil calcule et présente, il ne fixe pas les objectifs. Leur niveau, leur répartition et leur révision en cours d'année restent des décisions de direction. La lecture du prévisionnel aussi : il indique une tendance à partir des données, c'est à vous de décider quoi en faire.

Ce que chaque commercial voit des autres est un choix de management, pas un réglage technique. Il se décide avec vous.

Ce que l'outil ne fait pas

• Il ne vend pas à la place de vos équipes et ne dit pas quel client appeler.
• Il dépend de la qualité de vos données : une vente mal affectée à un commercial sera mal comptée tant qu'elle n'est pas corrigée à la source.
• Le prévisionnel est une projection à partir des données disponibles. Il ne connaît ni la perte d'un gros client annoncée hier, ni le contrat qui doit tomber la semaine prochaine.
• Si votre équipe n'a pas d'objectifs écrits, il faudra d'abord les poser. L'outil les suit, il ne les invente pas.
• Pour une équipe d'une ou deux personnes qui suit déjà ses chiffres sans effort, l'intérêt est faible.