Rapprochement bancaire et suivi du risque client

Le pointage, ligne à ligne

Chaque semaine ou chaque mois, quelqu'un ouvre le relevé bancaire d'un côté, la liste des factures de l'autre, et coche. Ce virement correspond à quelle facture ? Ce client a-t-il payé deux factures en un seul virement, ou une seule en deux fois ? Ce libellé ne ressemble à aucun nom connu. Le pointage avance lentement, et pendant ce temps, on ne sait pas vraiment qui a payé. Ce travail revient souvent à une seule personne, qui le fait entre deux autres tâches : quand elle est absente, il prend du retard, et tout ce qui en dépend aussi.

Les conséquences s'enchaînent. On relance un client qui a déjà réglé. On oublie celui qui est en retard parce qu'on croit qu'il a payé. On prépare une commande pour un client dont les factures s'accumulent, sans le savoir. Et la question « combien aura-t-on sur le compte dans deux mois ? » reste sans réponse claire.

Ce que fait l'outil, à partir de votre banque

Il lit les transactions de votre compte et les factures en attente, puis :

• il rapproche automatiquement chaque paiement reçu de la bonne facture ; il est déjà branché sur Qonto et Pennylane ;
• il déclenche les relances à partir de ce que voit la banque ;
• il projette la trésorerie sur 13 semaines, à partir des factures en attente, des échéances connues et de l'historique des paiements ;
• il signale les commandes à risque avant livraison, avec la raison.

Un paiement qui ne correspond à aucune facture n'est jamais rapproché au hasard : il reste dans une liste à traiter, visible.

Mise en place et usage courant

Première étape : l'accès aux transactions bancaires et aux factures. Avec Qonto et Pennylane, le branchement existe déjà. Pour une autre banque ou un autre outil, l'accès est vérifié pendant le diagnostic.

Deuxième étape : les réglages. Les règles de relance (délais, ton, exceptions), ce qui fait d'un client un client à risque dans votre entreprise, les échéances connues à intégrer dans la trésorerie.

Au premier usage, on contrôle les rapprochements proposés et la liste des paiements non identifiés, ce qui permet d'affiner les règles. Ces cas vous apprennent souvent quelque chose : un libellé que certains clients utilisent toujours, des factures réglées ensemble, une habitude de paiement. Ensuite, la routine se résume à traiter la liste des cas douteux, à suivre les relances et à regarder la trésorerie prévisionnelle quand une décision se prépare.

La semaine de la personne qui tient les comptes

Avant : relevé bancaire et liste de factures côte à côte, pointage ligne à ligne, mails aux commerciaux pour savoir si tel client a payé, tableau de trésorerie mis à jour à la main quand on a le temps. Les commandes partent sans que personne ait regardé l'état des paiements du client.

Après : les paiements identifiés sont déjà rattachés à leurs factures. Il ne reste que la liste des cas douteux, à trancher. Les relances partent de ce que voit la banque, pas d'une liste à jour de la semaine dernière. Quand une commande arrive pour un client à risque, elle est signalée avant la livraison, et quelqu'un décide.

Les relances elles-mêmes peuvent être préparées par la relance automatique des factures et des devis, avec un rapport à valider. Et la trésorerie peut s'afficher à côté de la marge et de l'activité dans un tableau de bord d'entreprise.

Ce qu'il faut pour démarrer

• Un accès à votre banque et à vos factures. Qonto et Pennylane sont déjà branchés ; pour d'autres outils, l'accès se vérifie.
• Vos règles de relance actuelles, même informelles.
• Vos critères pour considérer un client comme à risque.
• Une personne référente, souvent celle qui fait le pointage aujourd'hui.

Le diagnostic Flip vérifie le reste : l'accès aux transactions et la qualité des factures à rapprocher.

Les décisions qui restent humaines

Un paiement qui ne correspond à rien est tranché par une personne. Une commande à risque est signalée avec sa raison : la décision de la retenir, de demander un règlement préalable ou de livrer quand même vous appartient. Les relances suivent les règles que vous avez fixées.

La trésorerie prévisionnelle éclaire une décision, elle ne la prend pas.

Ce que l'outil ne fait pas

• Il ne remplace ni votre comptabilité ni votre expert-comptable : il rapproche des paiements et des factures, il ne tient pas les comptes.
• Il ne lit que les banques et les outils auxquels on peut accéder. Sans accès aux transactions, pas de rapprochement automatique.
• La trésorerie prévisionnelle repose sur les factures, les échéances connues et l'historique. Une dépense imprévue n'y figure pas tant qu'elle n'est pas connue.
• Il ne juge pas à votre place de la solvabilité d'un client : il applique vos critères.
• Si vous recevez très peu de paiements, le pointage à la main reste souvent suffisant.