Portail de demandes client et prestataire

Un fichier Excel partagé que tout le monde modifie

Entre un client et son prestataire, les demandes vivent souvent dans un fichier Excel partagé. Le client ajoute des lignes, le prestataire complète des colonnes, chacun corrige ce qu'il voit. Au bout de quelques mois, plus personne ne sait qui a changé quoi, ni quelle version fait foi.

Un fichier ne sait pas protéger une colonne selon la personne qui l'ouvre. Une formule est écrasée, un tarif est modifié par erreur, une ligne disparaît. Quand le prestataire renvoie son document de retour en PDF, quelqu'un doit le relire ligne à ligne pour vérifier qu'il correspond à ce qui avait été demandé.

Puis vient la facturation. Si un tarif a changé en cours d'année, il faut retrouver lequel s'appliquait à quelle date. Chaque fin de mois, les deux parties refont les mêmes vérifications, et les désaccords naissent de la façon dont le fichier a été tenu.

Un portail commun, avec des droits précis

L'outil remplace le fichier partagé par un portail où le client et le prestataire travaillent sur les mêmes demandes, chacun avec ses droits.

Concrètement, il apporte :

• un seul endroit pour les demandes : plus de copies du fichier qui circulent ;
• des droits par colonne et par rôle : chaque rôle voit et modifie seulement les colonnes qui le concernent ;
• un retour PDF comparé à la demande : le document reçu en retour est mis en regard de ce qui avait été demandé ;
• une facturation à tarifs datés : le tarif pris en compte est celui valable à la date concernée ;
• un réimport bloqué si les données ont été touchées : un fichier ne vient pas écraser ce qui a été modifié entre-temps.

Les tarifs datés changent la discussion. Quand un prix évolue, l'ancien reste attaché à sa période. On n'a plus à reconstituer l'historique à la main.

Du fichier partagé au portail, étape par étape

Tout commence par la lecture de votre fichier actuel : ses colonnes, ses règles implicites, ses onglets ajoutés au fil du temps. Ensuite, on fixe avec vous les rôles et ce que chacun peut voir ou modifier, colonne par colonne.

Viennent ensuite les tarifs, avec leurs dates de validité, puis la forme du document de retour en PDF, pour définir ce qui doit être comparé à la demande.

Flip a construit cet outil, il est en service, et on l'ajuste à ces règles. Le premier usage est souvent un contrôle : les deux parties comparent ce que le portail affiche à ce qu'elles connaissent, et les écarts révèlent parfois une règle jamais écrite. Après ces ajustements, on ouvre le portail au lieu d'ouvrir le fichier.

Une semaine de suivi, avant et après

Avant : le lundi, le client ajoute ses demandes dans le fichier. Le mardi, le prestataire découvre qu'une colonne a été modifiée et demande laquelle est la bonne. Le jeudi, un PDF de retour arrive, et quelqu'un le compare à la main avec la demande. En fin de mois, on recherche quel tarif s'appliquait, et la facture repart pour correction.

Après : les demandes sont dans le portail, chacun modifie ce qui le concerne. Le PDF de retour est comparé à la demande, et votre équipe regarde seulement ce qui ne correspond pas. La facturation s'appuie sur le tarif de la bonne date. Un import qui risquerait d'écraser des données touchées est bloqué, et quelqu'un regarde pourquoi.

Si vous souhaitez aussi donner à vos clients un accès à leurs devis, commandes et factures, le portail client répond à ce besoin.

Ce qu'il faut réunir pour démarrer

• Le fichier Excel actuel, avec ses colonnes et un exemple de période complète.
• La liste des rôles, côté client et côté prestataire, et ce que chacun doit pouvoir faire.
• Vos tarifs, avec leurs dates de validité.
• Quelques exemples du PDF reçu en retour.
• Une personne référente de chaque côté, qui peut trancher quand les deux parties ne lisent pas une règle de la même façon.

Le diagnostic Flip vérifie le reste : la qualité des données existantes, ce qui peut être repris et ce qu'il faut clarifier avant.

Ce que vous continuez à décider

Le portail applique des règles, il ne les fixe pas. Les droits de chaque rôle, les tarifs et leurs dates sont décidés par les personnes responsables. Quand le PDF de retour ne correspond pas à la demande, c'est un humain qui juge si l'écart est acceptable. Une contestation de facture reste une discussion entre le client et le prestataire.

Les limites à connaître

• Le portail ne rend pas un contrat plus clair. Si les deux parties ne sont pas d'accord sur une règle, il faudra d'abord la trancher.
• Il dépend des données reprises. Un fichier historique incohérent devra être nettoyé, ou repris en partie seulement.
• La comparaison dépend du PDF de retour. Un document illisible, ou dont la forme change sans arrêt, limite ce qui peut être comparé.
• Le blocage d'un réimport protège les données, mais il demande à quelqu'un de regarder ce qui a changé avant de recommencer.
• Il ne remplace pas votre comptabilité. Les obligations liées à vos factures restent à vérifier avec votre expert-comptable.
• Si des noms de personnes figurent dans les demandes, le RGPD s'applique, et le partage entre client et prestataire doit être cadré entre eux.