Cartes professionnelles et suivi des échéances

L'échéance se découvre le jour où elle est dépassée

Certaines de vos équipes doivent présenter une carte ou détenir une habilitation à jour pour intervenir chez un client. Les numéros et les dates de fin vivent dans un tableur. Quelqu'un est censé le relire de temps en temps, et le jour où cette personne est absente, l'échéance passe sans que personne ne la voie.

La fabrication des cartes n'est pas plus simple. On reprend un modèle dans un logiciel de mise en page, on recopie le nom et la date, on place la photo, on imprime. Une erreur de saisie se retrouve sur le document que la personne présente au client.

Dans les services, la maintenance, la propreté ou l'événementiel, dès qu'il y a plusieurs sites et un effectif qui bouge, ce suivi repose sur la vigilance d'une seule personne.

Un état par personne et une carte éditée en PDF

L'outil tient, pour chaque personne, un numéro d'habilitation et une date de fin de validité. Il en déduit un état, et il édite la carte à partir de ces informations.

Concrètement, il apporte :

• un état de validité par agent : valide, expire bientôt, expirée ou manquante, avec le nombre de jours restants ;
• une alerte avant échéance : le délai se règle dans les paramètres, et les personnes concernées passent à l'état « expire bientôt » ;
• des compteurs sur le tableau de bord : cartes valides, bientôt expirées, expirées et manquantes ;
• une carte éditée en PDF : recto et verso, pour une personne ;
• une édition en lot : une planche prête à imprimer, pour une sélection ou pour toutes les personnes à jour ;
• un aperçu avant impression : avec le nom, la fonction, le numéro, la validité et la photo ;
• un garde-fou : si l'habilitation manque ou a expiré, la carte ne s'édite pas, et le message dit pourquoi.

Le texte du verso et le numéro d'autorisation de l'entreprise se règlent aussi dans les paramètres. La mise en forme de vos documents peut se traiter avec les documents à votre marque.

De la date de fin à la carte imprimée, étape par étape

On commence par enregistrer le numéro et la date de fin de validité de chaque personne, une seule fiche par personne. Vous ajoutez sa photo, au format JPEG.

La direction fixe le délai d'alerte : le nombre de jours avant la fin de validité à partir duquel une personne doit être signalée. L'outil calcule l'état à chaque affichage. Le dernier jour de validité compte encore comme valide.

Dans la liste des cartes, chaque ligne indique si elle est prête à imprimer ou à régulariser. Vous ouvrez l'aperçu, puis vous téléchargez une carte, une sélection ou toutes les cartes à jour.

Quand l'habilitation est renouvelée, vous mettez à jour le numéro et la date, et l'état change aussitôt.

Une semaine de suivi, avant et après

Avant : le lundi, quelqu'un rouvre le tableur pour vérifier les dates, si elle y pense. Le mercredi, une carte doit être refaite et le modèle est introuvable. Le jeudi, on apprend qu'une habilitation a expiré depuis un moment, alors que la personne est affectée sur un site.

Après : le lundi, le tableau de bord donne le nombre de cartes à régulariser, et chaque compteur mène à la liste. Le mercredi, la carte se télécharge en PDF depuis la ligne de la personne. Le jeudi, la situation est connue à l'avance, et il reste du temps pour lancer le renouvellement.

Ce qu'il faut réunir pour démarrer

• La liste des personnes, avec leur numéro d'habilitation et leur date de fin de validité.
• Une photo de chaque personne, si elle doit figurer sur la carte.
• Le modèle de carte que vous utilisez, et les mentions à imprimer au verso.
• Le délai d'alerte qui vous laisse le temps de renouveler.
• Une personne référente, qui tient ces dates à jour.

Le diagnostic Flip vérifie le reste. On part de l'outil existant et on l'ajuste à votre entreprise.

Ce que vous continuez à décider

L'outil signale, il ne décide pas. Vous décidez si une personne peut continuer à intervenir quand son habilitation arrive à échéance. Vous lancez les démarches de renouvellement. Vous fixez le texte imprimé au verso et vous vérifiez qu'il est exact avant d'imprimer.

Les limites à connaître

• La carte éditée est un document interne de votre entreprise. Elle ne remplace ni un titre officiel, ni une habilitation délivrée par un organisme.
• L'outil ne vérifie aucun numéro auprès d'un registre ou d'une administration. Il compte sur ce qui a été saisi : une date fausse donne un état faux.
• Il ne fait aucune démarche de renouvellement à votre place.
• Il ne vous dit pas quelles habilitations sont obligatoires dans votre métier, ni quelles mentions la loi impose sur vos cartes. C'est à vérifier avec votre conseil.
• L'alerte est à l'écran seulement : aucun mail ni SMS n'est envoyé à la personne ni à son responsable.
• Une date de validité et une photo liées à un nom sont des données personnelles. L'accès est limité à la direction et à l'exploitation, mais l'information des salariés et la durée de conservation relèvent de votre entreprise.
• L'impression et la plastification restent de votre côté.