Import et attribution des leads au bon commercial

Des leads qui arrivent, et personne pour les prendre

Vos outils de prospection produisent des contacts. Quelqu'un les exporte, les colle dans un tableau, puis les répartit à la main entre les commerciaux, souvent le vendredi, quand il a le temps. Entre l'arrivée du contact et le premier appel, plusieurs jours passent.

La répartition elle-même pose problème. Un commercial reçoit un contact hors de son secteur, un autre en reçoit deux fois plus que ses collègues. Certains leads ne sont attribués à personne et restent dans le tableau. Et le lundi matin, chaque commercial ouvre son fichier sans savoir par où commencer.

Chaque lead chez la bonne personne, avec une liste du jour

L'outil fait le trajet complet, du contact importé à l'action du commercial :

• import des leads depuis vos outils de prospection ;
• segmentation automatique des contacts ;
• attribution au bon commercial, selon des règles réglées avec vous ;
• une liste « Aujourd'hui » pour chaque commercial, avec les actions à faire.

La liste « Aujourd'hui » est le cœur de l'outil côté commercial. Plus besoin de fouiller un fichier pour savoir qui appeler : la liste du jour est prête en arrivant.

La segmentation, elle, sert l'attribution. Un contact rangé dans le bon segment part vers la personne qui suit ce segment, sans que personne ait à le lire ni à le déplacer. Le responsable commercial n'a plus à répartir les contacts un par un : il fixe les règles une fois, et les ajuste quand l'équipe ou les priorités changent.

La mise en place, étape par étape

Le branchement. L'outil récupère les leads depuis vos outils de prospection. On vérifie pendant le diagnostic comment récupérer les vôtres.

Les règles. On part de la brique existante et on règle avec vous la segmentation et l'attribution : par zone, par secteur, par taille, selon votre organisation commerciale.

La première attribution. Les premiers leads sont importés, segmentés et attribués. Chaque commercial vérifie que ce qu'il reçoit correspond bien à son périmètre.

Le quotidien. Les leads arrivent, sont attribués sans tri manuel, et chaque commercial commence sa journée par sa liste « Aujourd'hui ».

La semaine d'une équipe commerciale, avant et après

Avant, la répartition des leads est une tâche de plus, souvent confiée au responsable commercial. Il exporte, colle, trie, envoie un message à chacun. Les commerciaux attendent leur lot. Certains contacts tombent entre deux chaises. Et chacun tient sa propre liste de choses à faire, sur un carnet ou dans un coin de tableur.

Après, l'export, le tri et l'envoi des lots disparaissent. Un lead importé arrive directement chez la personne qui doit le traiter. Le responsable commercial n'est plus un aiguilleur, il pilote. Et chaque commercial ouvre sa liste du jour au lieu de reconstruire ses priorités tous les matins.

Les contacts oubliés dans un coin du tableau disparaissent aussi : chaque lead importé a un destinataire. Les questions du type « qui s'occupe de celui-là ? » ne se posent plus en réunion d'équipe.

Ce qu'il faut pour lancer l'outil

• Un accès à vos outils de prospection, d'où viennent les leads.
• Votre organisation commerciale : qui s'occupe de quoi, sur quel périmètre.
• Les règles d'attribution que vous appliquez aujourd'hui, même si elles ne sont écrites nulle part.
• Une personne référente, souvent le responsable commercial, qui valide les règles.

Le diagnostic Flip vérifie le reste : vos outils, l'état de vos contacts, et les cas de répartition qui posent problème aujourd'hui.

Ce que le responsable commercial garde en main

Les règles d'attribution sont vos règles. Qui suit quel secteur, comment répartir la charge, quoi faire d'un lead qui ne rentre dans aucune case : ces choix restent ceux de votre organisation. Quand l'équipe change, c'est vous qui décidez de la nouvelle répartition.

Le commercial, lui, reste maître de sa relation avec le prospect. La liste « Aujourd'hui » lui dit quoi faire, pas comment le faire. L'appel, le message, la proposition restent son travail.

Ses limites, dites franchement

• Il ne crée pas de leads. Il importe ceux que vos outils produisent déjà. Pour en trouver de nouveaux, il faut une source en amont.
• Il ne vérifie pas la qualité des contacts. Un fichier mal renseigné sera mal segmenté. L'enrichissement de fichier prospects peut le remettre en ordre avant.
• Il ne lit pas les demandes entrantes. Pour les mails et formulaires reçus, voyez la qualification des leads et des demandes entrantes.
• Il ne remplace pas votre suivi commercial. Pour suivre chaque affaire jusqu'à la signature, il faut un CRM sur mesure.

Avec un seul commercial, l'attribution perd son intérêt : il reste l'import et la liste du jour. L'outil prend son sens à partir du moment où plusieurs personnes se partagent les leads.