Contrat signé en ligne par lien, signature simple

Un contrat à signer, et trois allers-retours

Un contrat à faire signer commence souvent par un copier-coller. Quelqu'un reprend l'ancien document, change le nom, le prix et la date, en oublie une partie. Le fichier part par mail, revient imprimé puis scanné, ou ne revient pas du tout.

Plusieurs versions circulent, et il faut retrouver laquelle a été signée. Au moment de chercher une preuve, on ouvre une boîte mail en espérant y trouver le bon fichier. Personne ne peut dire simplement quand le document a été accepté, ni si le PDF conservé est bien celui qui a été envoyé.

Pendant ce temps, la signature attend, et le démarrage de la mission aussi.

Un contrat rempli, un lien, une preuve conservée

L'outil prépare le contrat à partir de votre modèle, l'envoie à signer par un lien et conserve les éléments de preuve. Il s'agit d'une signature électronique simple. Ce point est détaillé plus bas, car il détermine les usages possibles.

Concrètement, il apporte :

• un contrat rempli par variables : le nom, le prix, la date et les autres champs viennent s'insérer dans votre modèle ;
• une signature simple par lien : le signataire reçoit un lien, lit le contrat et donne son accord ;
• une preuve conservée : le consentement, l'adresse IP, la date et l'empreinte du PDF.

L'empreinte mérite une explication. C'est un code calculé à partir du fichier, un peu comme une empreinte digitale : si une seule virgule change dans le PDF, le code change aussi. On peut donc vérifier plus tard que le document conservé est bien celui qui a été signé.

Du modèle à la signature, étape par étape

Tout commence par vos modèles de contrat, relus et validés de votre côté. On repère ensuite les champs qui varient d'un contrat à l'autre, pour en faire des variables.

Flip a construit cet outil, et on l'ajuste à vos modèles. Puis une personne de votre équipe prépare un contrat en remplissant les variables, relit le résultat et envoie le lien au signataire.

Le signataire ouvre le lien, lit le document et donne son consentement. La preuve est enregistrée avec le contrat. Le premier usage sert de contrôle : on signe un contrat de test, puis on vérifie que le PDF et la preuve correspondent à ce qui est attendu.

Une semaine de contrats, avant et après

Avant : le lundi, un collaborateur adapte un ancien contrat. Le mardi, il l'envoie par mail. Le jeudi, le client répond qu'il n'arrive pas à imprimer. La semaine suivante, un scan revient, et il faut le ranger, puis retrouver la bonne version quand une question se pose.

Après : le contrat se prépare à partir du modèle, sans reprendre un ancien document. Le signataire reçoit un lien et accepte en ligne. Le contrat et sa preuve restent ensemble. Votre équipe sait ce qui est signé et ce qui attend encore.

Pour que la signature s'enchaîne avec la commande et la facture, la chaîne devis, commande, facture couvre la suite.

Ce qu'il faut réunir pour démarrer

• Vos modèles de contrat, relus par votre conseil juridique.
• La liste des champs qui varient d'un contrat à l'autre.
• Les types de contrats concernés, pour vérifier que la signature simple leur convient.
• Une personne référente, chargée des modèles et de leurs évolutions.

Le diagnostic Flip vérifie le reste : vos usages, les contrats à écarter et ce qui doit être soumis à votre conseil.

Ce que vous continuez à décider

L'outil remplit et fait signer, il ne rédige pas votre droit. Le contenu des clauses, le choix des modèles, la décision d'envoyer tel contrat à telle personne restent humains. Avant envoi, une personne relit ce qui a été rempli. En cas de litige, c'est vous et votre conseil qui défendez le contrat.

Les limites à connaître

• C'est une signature électronique simple. Il existe trois niveaux en droit européen : simple, avancée, qualifiée. Celle-ci est au premier niveau. Seule la signature qualifiée bénéficie d'une présomption de fiabilité.
• Elle reste recevable, un juge ne peut pas l'écarter pour la seule raison qu'elle est électronique. Mais si l'autre partie conteste, c'est à vous de démontrer que le procédé est fiable. Les éléments conservés servent à cela, sans garantir l'issue.
• Le signataire est reconnu par le lien qu'il reçoit et par son consentement. Il n'y a pas de vérification d'identité forte, avec une pièce d'identité par exemple.
• Elle ne convient pas à tous les actes. Si la loi, un assureur, une banque ou votre client exigent un niveau supérieur ou une forme particulière, cet outil ne suffit pas. Votre conseil juridique doit trancher, contrat par contrat.
• L'outil ne vérifie pas le contenu juridique de vos modèles.
• Noms, adresses IP et dates sont des données personnelles. Le RGPD s'applique : information du signataire et durée de conservation à fixer.