Prise de rendez-vous intégrée, sans compte client

Quatre mails pour trouver une heure

Fixer un rendez-vous paraît simple, jusqu'à ce qu'il faille le faire. On propose deux créneaux, le client répond le lendemain, l'un des deux a été pris entre-temps. On recommence. Pendant ce temps, l'élan du premier échange retombe.

Les outils de réservation du commerce règlent une partie du problème, mais ils vivent à côté de votre application. Le client atterrit sur une page d'un autre univers, parfois avec un compte à créer. Et le rendez-vous pris reste à recopier dans la fiche du client, si quelqu'un y pense.

Les oublis coûtent cher aussi. Un rendez-vous noté dans un agenda et pas dans l'autre, c'est un conflit découvert le matin même, ou un client qui attend.

Un lien, des créneaux réels, une invitation

L'outil ajoute la prise de rendez-vous à votre application. Le client reçoit un lien, choisit son heure, et le rendez-vous est posé.

Concrètement, il apporte :

• des créneaux selon vos disponibilités : vous indiquez vos plages, leur durée et le temps à laisser entre deux rendez-vous ;
• une lecture de Google Agenda : ce qui est déjà occupé dans votre agenda n'est pas proposé ;
• une invitation envoyée : à la confirmation, un mail part avec le fichier d'agenda et les liens pour ajouter le rendez-vous ;
• un lien sans compte : votre client n'a ni identifiant ni mot de passe à créer.

Le rendez-vous réservé retire aussitôt le créneau pour les suivants, ce qui évite de proposer deux fois la même heure.

De vos disponibilités au rendez-vous posé

On commence par recueillir vos habitudes : les jours et les heures où vous acceptez des rendez-vous, leur durée, la marge à garder entre deux. On connecte ensuite votre compte Google Agenda, avec votre accord, afin que l'outil puisse voir ce qui est occupé.

Une fois en place, vous envoyez à votre client le lien vers ses créneaux, depuis votre application ou dans un mail. Il ouvre le lien, voit ce qui est libre, et choisit. La confirmation s'affiche à l'écran, et l'invitation part par mail.

Chacun retrouve alors le rendez-vous dans son agenda. Il suffit d'ouvrir l'invitation ou de cliquer sur le lien d'ajout pour que l'heure soit réservée de son côté.

Une semaine commerciale, avant et après

Avant : chaque rendez-vous demande plusieurs allers-retours par mail. Une partie de la journée passe à comparer des agendas, à reformuler des propositions, à relancer quelqu'un qui n'a pas répondu. Les heures libres ne sont pas forcément celles qu'on propose.

Après : le commercial envoie un lien. Le client choisit quand il le veut, y compris le soir. Le créneau pris n'est plus proposé à personne. Le matin, l'agenda dit ce qui est prévu, sans ressaisie.

Le rendez-vous prend tout son intérêt relié au reste de vos outils. Dans un CRM et pipeline de vente, il rejoint l'historique de l'affaire. La préparation et le compte rendu de rendez-vous peuvent ensuite prendre le relais.

Ce qu'il faut réunir pour démarrer

• Vos plages de disponibilité, personne par personne.
• La durée habituelle de vos rendez-vous, et la marge à garder entre deux.
• Un compte Google Agenda pour chaque personne concernée, avec son accord pour la lecture.
• Le texte de l'invitation : ce que vous souhaitez dire au client et où aura lieu le rendez-vous.

Le diagnostic Flip vérifie le reste, notamment l'endroit où le lien doit apparaître dans votre application et vos échanges.

Ce que vous continuez à décider

Vous décidez des heures ouvertes, de leur durée et des personnes qui prennent des rendez-vous. C'est aussi vous qui choisissez à qui envoyer le lien.

Si un rendez-vous ne convient pas, c'est vous qui le déplacez ou qui l'annulez. L'outil propose des créneaux, il n'arbitre pas vos priorités.

Les limites à connaître

• L'outil lit Google Agenda. Si vos rendez-vous sont notés ailleurs, sur un autre calendrier ou sur papier, il ne les voit pas et peut proposer un créneau qui ne vous convient pas.
• Il dépend d'un agenda tenu à jour : une réunion que vous n'avez pas notée n'existe pas pour lui.
• Il lit votre agenda pour repérer les périodes occupées. L'accès doit être donné par la personne concernée, et il peut être retiré.
• Le lien sans compte est simple à utiliser, et il doit être traité comme une clé : quelqu'un qui le reçoit peut l'ouvrir. Il ne faut pas le publier.
• Le nom, l'adresse et le rendez-vous d'une personne sont des données personnelles : leur conservation est à prévoir avec vous.
• Pour des rendez-vous complexes, à plusieurs participants ou avec une salle à réserver, l'outil ne convient pas tel quel.