Logiciel d'organisme de formation pensé pour Qualiopi

Un organisme de formation, cinq outils et beaucoup de ressaisie

La gestion d'un organisme de formation se disperse vite. Le catalogue est sur le site, les quiz dans un outil, les exercices rendus par mail, les feuilles d'émargement sur papier ou dans un dossier partagé, les attestations faites une par une dans un traitement de texte. Les questionnaires de satisfaction partent d'ailleurs encore, et les réclamations finissent dans une boîte mail.

Tout fonctionne tant qu'il n'y a pas d'audit. Puis arrive l'audit Qualiopi, et il faut retrouver la preuve de chaque émargement, de chaque attestation, de chaque retour de stagiaire. Arrive aussi la fin d'année et le bilan pédagogique et financier, qu'il faut recompter à la main à partir de ces sources éparpillées.

Les formateurs, eux, passent une partie de leur temps à corriger des exercices qui se ressemblent. Et quand la personne qui tient tout cela s'absente, plus personne ne sait où se trouve quoi.

Une seule plateforme, de l'inscription au bilan

La plateforme rassemble ce qu'un organisme de formation gère au quotidien :

• Le catalogue de formations, avec quiz et exercices. Les exercices sont corrigés par l'IA, en plus des quiz.
• L'émargement et les attestations, au même endroit que les formations auxquelles ils se rapportent.
• L'export du BPF, à partir des données déjà présentes dans l'outil.
• Le recueil de la satisfaction et le suivi des réclamations, pour savoir ce qui a été dit et ce qui en a été fait.
• Le paiement, en ligne par le stagiaire, ou réglé par son entreprise.

Les étapes, de la reprise à l'usage courant

• Reprendre l'existant. Votre catalogue, vos parcours et vos documents types sont repris dans la plateforme.
• Ajuster. Le fonctionnement est adapté à vos parcours et à vos documents.
• Installer quiz et exercices. Vos contenus d'évaluation sont rattachés aux formations concernées.
• Dérouler une première session. Inscription, émargement, exercices, attestation, questionnaire de satisfaction : on suit une session réelle de bout en bout.
• Faire tourner. Chaque nouvelle session suit le même chemin, et les données s'accumulent, utiles pour l'audit et pour le BPF.

Une semaine type, sans et avec la plateforme

Sans : on imprime les feuilles d'émargement, on les scanne, on les range. On corrige les exercices le soir. On prépare les attestations une à une. On relance par mail les stagiaires qui n'ont pas répondu au questionnaire. On note quelque part la réclamation arrivée par téléphone, en espérant la retrouver. Et avant l'audit, on recolle les morceaux.

Avec : l'émargement et les attestations sont rattachés à la session. Les exercices arrivent corrigés, et le formateur relit ce qui mérite son attention. Les retours de satisfaction et les réclamations sont suivis dans le même outil. Au moment du BPF, les données sont exportées plutôt que recomptées. Le jour de l'audit, les preuves sont au même endroit.

Pour mesurer le niveau des stagiaires avant ou après une formation, l'évaluation des compétences en ligne s'y ajoute. Et pour bâtir les référentiels d'un parcours métier, voyez le générateur de matrices de compétences.

Avant d'ouvrir la première session

• Votre catalogue et vos parcours, sous la forme où ils existent aujourd'hui.
• Vos documents types : convocations, attestations, questionnaires.
• Une personne référente, souvent celle qui prépare l'audit ou le BPF, pour dire ce qui doit apparaître et où.

Le diagnostic Flip vérifie le reste : vos outils actuels, ce qu'il faut reprendre, et la façon dont vos stagiaires règlent leurs formations.

Ce qui reste votre responsabilité

La plateforme rassemble les preuves, elle ne passe pas l'audit à votre place. La certification Qualiopi reste délivrée par votre certificateur, sur la base de votre organisation réelle.

La correction par l'IA allège le travail du formateur sans le remplacer : c'est lui qui juge la progression d'un stagiaire et tranche en cas de doute. Les réponses aux réclamations, les décisions pédagogiques et le contenu des formations restent entre vos mains. Le mode de paiement aussi, en ligne par le stagiaire ou réglé par son entreprise, se choisit selon vos pratiques et celles de vos clients.

Ce qu'elle ne fait pas

• Elle ne crée pas vos formations. Les contenus pédagogiques viennent de vous.
• Elle ne garantit ni l'obtention ni le maintien de la certification.
• Elle ne dispense pas de tenir vos procédures à jour : l'audit regarde aussi la façon dont vous travaillez, pas seulement les documents.
• Une correction par l'IA peut se tromper sur un exercice ouvert ou ambigu : la relecture du formateur reste utile.
• Elle peut être surdimensionnée pour un formateur indépendant qui anime peu de sessions et à qui des outils simples suffisent.